Renginių planavimo procesas gali būti neįveikiamas net ir patyrusiems organizatoriams. Tiesiog reikia atsižvelgti į pernelyg daug veiksnių.
Turite dalyvių, renginių registracijų, rinkodaros strategijų ir rėmėjų, jau nekalbant apie virtualius, mišrius ir tik asmeninius renginius su skirtingais poreikiais.
Jūs sakote: Aš suprantu. Tai sudėtinga. Bet kaip planuoti renginio laiką? Juk negaliu numatyti ateities, ar ne?
Sustokite ir giliai įkvėpkite. Neleiskite sau nerimauti dėl to, kas vargu ar įvyks artimiausioje ateityje.
Renginių tvarkaraščiai padeda pagrįsti mintis ir suplanuoti sėkmingą renginį. Parodysime, kaip tokį planą sudaryti, ir pateiksime patarimų, kokiems renginio aspektams skirti daugiausia dėmesio.
Išsiaiškinkime keletą dalykų: Jūsų tvarkaraštis nebus naudingas, jei iki renginio pradžios nepraeis pakankamai laiko.
Vieno atsakymo į klausimą, kada planuoti renginius, nėra. Galiausiai tai priklauso nuo renginio, kurį norite surengti, tipo.
Ar tai didelis, ar mažas renginys? Tai svarbu, nes dideliems renginiams suplanuoti gali prireikti iki 12 mėnesių. Be to, dideliems renginiams turėsite rezervuoti vietas ir samdyti jūsų renginiui sukurtas tinkamas pramogų vietas.
Tuo tarpu mažesniems renginiams, pavyzdžiui, įmonių susitikimams ar seminarams, pakanka šešių mėnesių.
Visai kas kita, kai kalbama apie virtualius renginius. Jums gali prireikti bent 12 savaičių, ypač jei neradote tinkamų prodiusavimo partnerių, kurie padėtų įgyvendinti jūsų planus.
Ar jaučiate spaudimą? Nepasiduokite. Renginį įmanoma suplanuoti per trumpą laiką. Tačiau bendra taisyklė yra tokia, kad kuo daugiau laiko turite, tuo daugiau laisvės galite neapsiriboti tik pagrindiniais dalykais.
Dabar, kai apžvelgėme keletą apytikslių renginių laiko grafikų, pereikime prie jų planavimo subtilybių:
Planuodami renginį pradėkite nuo dalykų, be kurių negalite apsieiti. Šių gyvybiškai svarbių jūsų renginio dalių nereikėtų keisti ar perplanuoti.
Štai keletas pavyzdžių:
Visada pradėkite nuo tokių negrįžtamų sąlygų, nes jos jau iš anksto nustatytos. Jūs neturite galimybės jų pakeisti.
Baigę spręsti išankstines sąlygas, pereikite prie partnerių, pardavėjų ir rėmėjų.
Pardavėjai yra jūsų renginio širdis. Jie suteikia jam gyvybės. Vienintelis dalykas, kurį čia galite padaryti, tai įtraukti juos į renginio planavimo tvarkaraštį.
Gerai, kad jūsų pardavėjai įsivaizduotų, kiek laiko jiems reikia, kad jūsų svajonė taptų realybe.
Kurdami tvarkaraštį galite atsižvelgti į šiuos pavyzdžius:
Nepamirškite, kad partnerių laikas gali turėti įtakos ir jūsų renginio biudžetui. Pavyzdžiui, jau esate užsisakę renginio vietą konkrečiai datai.
Tačiau suprantate, kad vienas iš tiekėjų turi viską paruošti naktį prieš renginį. Tai reiškia, kad už patalpų nuomą turėsite pakloti daugiau pinigų, nes patekti į jas užtruks kur kas ilgiau.
Renginių planavimas yra kūrybinis procesas, todėl idėjų kils iš visų pusių. Nepradėkite nuo vieno projekto. Vietoj to sukurkite keletą projektų, kuriais galėtumėte pasidalyti su savo komanda ir paprašyti juos peržiūrėti.
Atminkite, kad iš pirmo karto nepavyks - tai visiškai priimtina. Svarbu turėti keletą pasiūlymų dėl renginio planavimo laiko, atitinkančių jūsų renginio tikslus ir uždavinius.
Kitas svarbus renginio planavimo aspektas - numatyti nenuspėjamus dalykus. Kai planuojate iki smulkiausių detalių, būtinai atsiras kliūčių.
Pavyzdžiui, jūsų įstaiga nespėjo laiku išvalyti konferencijų salės. Arba pagrindiniam pranešėjui netyčia pritrūko laiko.
Planuokite netikėtumus, sukurdami erdvę judėjimui. Tai leis jums tokiose situacijose išlikti ramiems, šaltakraujiškiems ir nepatirti streso.
Sudarę renginių tvarkaraštį, išplatinkite jį visoms suinteresuotosioms šalims ir duokite joms laiko atsiliepimams.
Išklausykite, ką jie nori pasakyti. Ar jie atskleidė kokių nors skaudžių vietų, kurių negalėjote nustatyti? Ar kai kuriems tiekėjams reikės daugiau laiko, nei jiems skyrėte? Ar sutampa datos ir laikas?
Prireikus atlikite reikiamus pakeitimus ir būkite lankstūs netikėtų pokyčių atveju.
Dabar, kai jau žinote renginių planavimo pagrindus ir kiek laiko turėtumėte planuoti, pakalbėkime apie renginių planavimo turinį.
Planavimo procesą pradėkite nuo renginio tikslų apsvarstymo. Pasirinkite renginio, kurį norite surengti, tipą, pagalvokite, kaip jis atrodys, ir nustatykite auditorijos lankomumą.
Šie klausimai gali padėti nuspręsti, ar rengti mišrų, tiesioginį, ar virtualų renginį. Kai turėsite tikslus, kuriais vadovausitės, jūsų komanda galės jais vadovautis.
Kai planuojant renginį dalyvauja tiek daug žmonių, nežinant vaidmenų ir pareigų, gali kilti painiava.
Todėl labai svarbu deleguoti užduotis ir aiškiai apibrėžti, ką turi daryti kiekvienas asmuo. Taip visi bus to paties bangos ilgio ir žinos, kokių terminų turi laikytis.
Sėkmingas renginys neapsieis be biudžeto. Taip išvengsite išlaidų viršijimo ir galėsite nustatyti, kurias išlaidas reikia mažinti.
Renginio vietos pasirinkimas yra labai svarbus planuojant bet kokį renginį, nes padeda nustatyti renginio datas.
Tas pats pasakytina ir apie virtualias platformas. Turėtumėte turėti galimybę pasirinkti jūsų poreikius atitinkantį renginių valdymo sprendimą.
Renginių planavimas būtų nepilnas be reklamos ir rinkodaros. Skleisdami žinią apie savo renginį naudokite įvairias strategijas.
Pagalvokite apie savo tikslinę auditoriją ir išsiaiškinkite, kokiose vietose ji dažnai lankosi. Pravartu sukurti funkcionalią ir lengvai naudojamą renginio svetainę, kurioje žmonės galėtų registruotis. Tada reklamuokite savo renginį įvairiose rinkodaros platformose.
Maždaug šiuo metu turėtumėte būti baigę renginio reklamą ir biudžeto sudarymą.
Praėjus trims mėnesiams nuo renginio pradžios, turėtumėte perkelti dėmesį į renginių registracijos programinės įrangos pasirinkimą, likusių tiekėjų užsakymą ir pristatymo įrangą.
Registracija yra pirmasis jūsų renginio ir dalyvių kontakto taškas. Ji turėtų sudaryti jiems teigiamą pirmąjį įspūdį. Kaip? Naudodami paprasčiausią registraciją.
Pasiūlykite akcijas ir paskatas, pavyzdžiui, bilietus už ankstyvą registraciją. Susisiekite su lankytojais el. paštu, jei jiems nepavyko užpildyti formos.
Paprasta registracija gali palengvinti renginio planavimą kaip niekada anksčiau.
Renginio planavimo grafikas nebūtų pilnas be maitinimo įstaigų ir kitų partnerių. Likus trims mėnesiams iki renginio pradėkite ieškoti tiekėjų, kurie atitiktų jūsų renginio tikslus. Tada galutinai apsispręskite dėl jų iki trijų mėnesių pabaigos.
Patarimas: užsisakykite tiekėjus kuo anksčiau. Turėsite konkurencinį pranašumą prieš kitus renginių organizatorius, kuriems jų taip pat reikia.
Nelaukite iki renginio datos, kol baigsite renginio biografijas ir išsamią informaciją apie pranešėjus. Aptarkite su pranešėjais, ką jie turėtų pateikti savo pranešimams. Įsitikinkite, kad jie jau turi parengę temų ir diskusijų punktų rinkinį.
Anksčiau minėjome, kaip svarbu tikėtis netikėtumų. Tai taip pat taikytina kuriant nenumatytų atvejų planus, kad apsaugotumėte savo klausytojus ir pranešėjus stichinių nelaimių ar kitų nenumatytų aplinkybių atveju.
Iki jūsų renginio liko tik vienas mėnuo. Iki to laiko didžioji dalis planavimo ir samdymo darbų jau turėtų būti atlikta. Belieka tik užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai.
Čia viskas paprasta ir aišku: Paskambinkite maisto tiekėjui ir įsitikinkite, kad jis gali įvykdyti sutartus planus.
Pasirūpinę renginio registracija, praneškite tiekėjui galutinį svečių sąrašą arba žmonių skaičių, kad jis galėtų imtis reikiamų priemonių.
Renginių platformų ir renginių paslaugų teikėjų būna įvairių formų ir dydžių. Nesvarbu, ar tai būtų patalpų tiekėjas, dizaineris, garso ir vaizdo aparatūros gamyba, ar rinkodaros komanda - sąrašas yra begalinis.
Jei vis dėlto reikia, patikrinkite kiekvieną tiekėją ir su visais pasitarkite dėl anksčiau aptartų planų.
Gali prireikti padaryti atitinkamų pakeitimų. Pavyzdžiui, patalpų tiekėjas gali neleisti renginio organizuoti dieną prieš. Arba techninės įrangos tiekėjas gali neturėti jums reikalingos rūko konfigūracijos.
Su visais jais pasitarkite dėl detalių, kad renginio dieną viskas vyktų sklandžiai.
Jūsų darbuotojai ir lankytojai turėtų būti informuoti apie tai, ką jie turėtų daryti renginio dieną.
Nuolat juos informuokite ir prireikus praneškite apie bet kokius pakeitimus. Pavyzdžiui, galite pateikti dalyviams instrukcijas, kaip patekti į renginį. Kartu galite pakartoti darbuotojų vaidmenis ir pareigas.
Renginį, orientuotą į investicijų grąžą, galite vykdyti tik atlikdami planavimo procesą.
Renginiai yra didelis verslas, nesvarbu, kokio masto. Tinkamas planavimas yra raktas į lankytojų ir svečių lūkesčių patenkinimą.
Ieškote virtualios renginių valdymo programinės įrangos? Confenta renginių valdymo sprendimas gali pakelti jūsų virtualius ir hibridinius renginius į kitą lygį, pritraukti daugiau dalyvių ir padidinti renginio konversijos rodiklį.
Užsisakykite nemokamą mūsų virtualių renginių programinės įrangos demonstracinę versiją arba susisiekite su mumis ir gaukite daugiau informacijos.
Kas yra renginio laiko juosta?
Renginio laiko juosta - tai visų renginio planavimo etapų chronologinis sąrašas. Renginių tvarkaraščiai gali būti planuojami ilgam laikui ir renginio dienai.
Kada turėčiau pradėti reklamuoti renginį?
Bus geriau, jei renginį pradėsite reklamuoti likus bent 2-3 mėnesiams iki jo pradžios.
Kiek laiko trunka renginio planavimo grafikas?
Renginio planavimo grafikas turėtų apimti bent 4-6 mėnesius.
Ar nedideliam renginiui reikalingi rėmėjai?
Priklauso nuo to. Daugeliui renginių naudinga turėti rėmėjų. Rėmėjai gali padėti surinkti lėšų ir atverti galimybes užmegzti ryšius. Tačiau jei organizuojate nedidelį renginį, pavyzdžiui, įmonės susitikimą, rėmėjų gali neprireikti.
Užsisakykite nemokamą konsultaciją dabar, ir mes padėsime jums supaprastinti renginių procesą!
Taip pat rekomenduojame:
