El evento ha terminado, pero el trabajo aún no ha terminado. Hay un punto importante que debe conocer sobre las encuestas posteriores al evento.
Recoger las opiniones de los asistentes con una encuesta posterior al evento es una puerta de acceso a valiosos datos que le ayudarán a sacar el máximo partido a su próximo evento. Todo el mundo en la industria de los eventos utiliza el feedback para recopilar datos y obtener respuestas de los asistentes y/o patrocinadores antes o después de un evento.
La digitalización de la sociedad ha llevado el feedback a un nivel completamente nuevo, y la satisfacción del cliente es a menudo un indicador de si un evento se considera un éxito. Un estudio citado por HubSpot afirma que, por ejemplo, el 90% de los organizadores de eventos virtuales confían en una encuesta posterior al evento para medir la satisfacción de los asistentes, patrocinadores y organizadores del evento.
Una encuesta posterior a un evento es esencialmente marketing posterior, especialmente cuando se necesita comprender qué funcionó y qué no.
Las encuestas en eventos son una herramienta útil para recabar valiosas opiniones de los asistentes al evento. Pueden dividirse en tres tipos:
Como hemos escrito antes, el objetivo principal de la encuesta es obtener feedback. Sin embargo, no hay que esperar que todos los visitantes alaben el evento en sí. Al igual que el código, los eventos siempre tienen cosas que mejorar.
Por término medio, una persona está dispuesta a dedicar unos cinco minutos a rellenar una encuesta en línea. Una encuesta que dure más de 15 minutos es muy probable que no le sirva para obtener datos valiosos, ya que la gente se cansará y responderá a las preguntas sin pensar, o no terminará la encuesta en absoluto. Por eso es importante hacer preguntas significativas sin abrumar la encuesta con demasiadas preguntas.
Debes decidir de antemano qué quieres obtener exactamente de la encuesta. Qué KPIs son importantes para usted en concreto y cuántas respuestas necesita para que los datos sigan siendo relevantes.
Una encuesta breve (no más de 10 preguntas) e interesante es una buena forma de maximizar el compromiso de los encuestados. Las encuestas eficaces utilizan una combinación de preguntas binarias de sí/no, preguntas de opción múltiple y preguntas abiertas. Esto significa que el diseño de la encuesta debe proporcionar a los organizadores del evento una visión clara de la experiencia del encuestado, es decir, qué funcionó y qué no.
También es importante notificar con antelación a los participantes que se les pedirá que realicen una encuesta en un momento determinado del evento. Los posibles encuestados deben ser conscientes de que los datos que proporcionen son muy importantes y ayudarán a mejorar los flujos de trabajo.
Hacer que la encuesta sea lo más fácil de usar posible es sólo el primer paso. La encuesta debe tener sentido y no ser excesivamente compleja, sobre todo si el público destinatario es diverso y está formado por participantes (entre los que puede haber directivos), patrocinadores y voluntarios del acontecimiento.
Hemos elaborado una lista de 12 preguntas que te ayudarán a crear una encuesta después de tu evento.
1. ¿Cuál es su grado de satisfacción con este acto?
En cualquier encuesta posterior a un acto, hay que dejar claro si a los encuestados les ha gustado o no el acto. Esta pregunta puede ser abierta o puede dar a los encuestados varias respuestas entre las que elegir.
2. ¿Qué fue lo que más le gustó del acto?
Esta pregunta es necesaria para saber qué elementos del acto deberían repetirse en un acto futuro.
3. ¿Qué fuelo que más le disgustó del acto?
Conocer los puntos débiles de su acto ayudará a evitar errores similares en el futuro y permitirá que el futuro acto cause la impresión más positiva posible en los visitantes.
4. ¿Qué probabilidad hay de que vuelva a participar en nuestros actos en el futuro?
Pida a los encuestados que califiquen su probabilidad de volver. Se trata de una pregunta muy importante, porque puede indicarle la eficacia con la que promocionó el acto y cumplió sus promesas. Si los asistentes al acto están satisfechos con su experiencia, tienden a volver.
5. ¿Le resultó fácil navegar por la plataforma del evento?
Esta pregunta es especialmente útil si organiza un evento híbrido o virtual. Dado que la plataforma del evento influye directamente en cómo los asistentes experimentan el contenido del evento, es importante saber que pueden acceder y participar fácilmente en aquello por lo que han pagado. Si a los invitados les resulta difícil navegar por la plataforma, es probable que tengan una mala experiencia en general.
6. ¿Tuvoalgún problema durante el evento?
Tanto si organiza un evento virtual, híbrido o físico, es útil saber si los asistentes tuvieron algún problema durante el evento. Esta pregunta le ayudará a comprender los puntos débiles de su plataforma o tecnología de eventos.
7. ¿Cómo calificaría las oportunidades de establecer contactos durante el evento?
El establecimiento de contactos es a menudo la principal razón por la que alguien asiste a un evento. Haciendo esta pregunta a los encuestados, podrá determinar si están satisfechos con las oportunidades ofrecidas.
8. ¿En qué medida fue divertido el acto en una escala del 1 al 10?
Un contenido atractivo no sólo sirve para mantener la atención, sino que también influye en gran medida en la satisfacción de los visitantes con el acto. Esta pregunta puede ayudarle a determinar si las acciones, los contenidos o los ponentes invitados fueron eficaces para atraer a su público. En el futuro, podrá ajustar los puntos necesarios en futuros eventos.
9. ¿Cómo valora la duración del evento en términos de tiempo?
A nadie le gusta un evento muy largo. Es muy importante encontrar un equilibrio entre el contenido, el debate y la participación de los invitados. Y las respuestas de tu público te ayudarán a encontrarlo de la mejor manera posible.
10. ¿Cuál es su grado de satisfacción con la plataforma del evento?
Como pieza central de un evento virtual, la plataforma del evento es fundamental. Si el público considera que la plataforma es difícil, mediocre o no da resultados, es posible que tenga que replantearse la tecnología de su evento y encontrar una alternativa más atractiva.
11. ¿Cumplió el evento sus expectativas? En caso negativo, ¿por qué?
Esta pregunta abierta permite a los encuestados expresar su decepción o, por el contrario, elogiar el evento. Es más, es una oportunidad para que usted vea si su evento ha cumplido las expectativas de los asistentes, o si necesita replantearse su estrategia de marketing.
12. ¿Cómo se enteró de la existencia de este acto?
Esta pregunta está directamente relacionada con sus tácticas de promoción del acto y las respuestas recibidas pueden afectar a la estrategia de marketing en el futuro. Pida a los encuestados que indiquen dónde oyeron hablar por primera vez de su evento y analice sus respuestas. Esto le indicará qué canal de marketing fue el más eficaz para llegar a su público objetivo.
Una de las grandes ventajas de un evento virtual es la posibilidad de recopilar datos de los asistentes en tiempo real (como los niveles de compromiso o las tasas de rebote). Es importante recordar que estas preguntas deben hacerse cuando el evento aún está fresco en la memoria, de lo contrario las respuestas pueden no proporcionar la información necesaria.
Obtener feedback de los asistentes a un evento siempre ha sido una parte integral del proceso de evaluación. A medida que los eventos virtuales e híbridos comenzaron a sustituir a los eventos físicos, la expectativa de una plataforma de eventos no era sólo organizar y ejecutar eventos, sino también recopilar datos y métricas de rendimiento para mejorar futuros eventos.
La plataforma Confenta permite crear y realizar encuestas con gran eficacia, recogiendo de los encuestados exactamente los datos que necesita el organizador de un evento concreto.
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